Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Sekretær
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi leter etter en dyktig og organisert sekretær som kan bidra til en effektiv og profesjonell drift av vårt kontor. Som sekretær vil du være en sentral del av vårt administrative team og ha ansvar for en rekke oppgaver som støtter ledelsen og øvrige ansatte. Du vil være første kontaktpunkt for besøkende og kunder, og det er derfor viktig at du har gode kommunikasjonsevner og en serviceinnstilt holdning.
Dine daglige oppgaver vil inkludere håndtering av telefoner, e-post og post, planlegging og koordinering av møter, samt oppfølging av dokumenter og arkivsystemer. Du vil også bistå med forberedelse av rapporter, presentasjoner og annen dokumentasjon. I tillegg kan det være aktuelt å støtte økonomiavdelingen med enkle regnskapsoppgaver som fakturering og utleggshåndtering.
Vi ser etter en person som er strukturert, pålitelig og har evne til å håndtere flere oppgaver samtidig. Du må kunne arbeide selvstendig, men også samarbeide godt med andre. Erfaring fra lignende stillinger er en fordel, men ikke et krav. Det viktigste er at du har en positiv innstilling og vilje til å lære.
Som sekretær vil du få muligheten til å utvikle deg faglig og personlig i et inkluderende og profesjonelt arbeidsmiljø. Vi tilbyr konkurransedyktige betingelser, fleksibel arbeidstid og gode muligheter for videreutvikling. Hvis du trives med å ha orden, liker å hjelpe andre og ønsker å være en viktig del av et team, kan dette være stillingen for deg.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Besvare og videresende telefonhenvendelser
- Håndtere inngående og utgående e-post og post
- Planlegge og koordinere møter og avtaler
- Føre og oppdatere dokumenter og arkivsystemer
- Forberede rapporter, presentasjoner og annen dokumentasjon
- Bistå med fakturering og utleggshåndtering
- Bestille kontorrekvisita og annet nødvendig utstyr
- Ta imot besøkende og sørge for god kundebehandling
- Samarbeide med andre avdelinger for å sikre effektiv drift
- Utføre andre administrative oppgaver etter behov
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring fra administrativt arbeid er en fordel
- Gode ferdigheter i norsk, både muntlig og skriftlig
- Grunnleggende kunnskap i bruk av Microsoft Office
- Evne til å arbeide strukturert og selvstendig
- Serviceinnstilt og gode samarbeidsevner
- Fleksibel og løsningsorientert
- God organisasjonsevne og oppmerksomhet på detaljer
- Evne til å håndtere konfidensiell informasjon
- Positiv innstilling og vilje til å lære
- Utdanning innen administrasjon eller tilsvarende er en fordel
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Har du tidligere erfaring som sekretær eller i en lignende rolle?
- Hvordan håndterer du stressende situasjoner og mange oppgaver samtidig?
- Hvilke dataprogrammer har du erfaring med?
- Hvordan sikrer du nøyaktighet i arbeidet ditt?
- Hva motiverer deg i en administrativ rolle?
- Hvordan prioriterer du oppgaver når du har mange frister?
- Har du erfaring med kundebehandling eller front desk-arbeid?
- Hvordan håndterer du konfidensiell informasjon?
- Er du komfortabel med å jobbe selvstendig?
- Hva ser du etter i et godt arbeidsmiljø?
